Digital Signage TV Corporativa   05 de novembro de 2020

Criando um modelo de comunicado adequado

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Muitas empresas, em meio ao caos do dia a dia, e sempre buscando geração de lucro metas atingidas, esquecem de aplicar esforços em uma prática importantíssima para o sucesso da corporação: um modelo de comunicado adequado.

Comunicar para toda a empresa não é um trabalho fácil, e quando feito de maneira displicente e errada, pode gerar atritos internos que levam até à falência da empresa. Neste artigo, vamos esclarecer algumas dúvidas e te ajudar a criar o modelo perfeito para você e para sua empresa.

O que é “Modelo de comunicado”

Toda empresa precisa divulgar internamente os mais diversos tipos de informações que sejam relevantes, como eventos internos, admissão e demissão de funcionários, reuniões, entre muitos outros.

Para isso, é utilizado um “comunicado interno”. Mas não existe apenas um modelo de comunicado, existem vários. Para que a mensagem chegue a todos os colaboradores de maneira objetiva, é preciso ter um modelo de comunicado que esteja de acordo com a organização comunicacional da empresa.

Criando um modelo de comunicado

Antes de tudo, é importante destacar que o setor de RH da empresa é o mais indicado para criar um modelo de comunicado que seja condizente com a organização comunicacional atual. Por isso, é fundamental procurar a ajuda de um profissional da área para que seu comunicado atinja a todos da maneira correta.

Dito isso, vamos à parte prática.

O comunicado interno da empresa deve ser construído de forma bastante estratégica. Para fazer com que a mensagem chegue a todos sem ruídos, é necessário planejamento.

Colocar todas as informações espalhadas em um email e enviar para toda a empresa não é indicado.

Alguns pontos devem ser levados em consideração na hora de criar o modelo de comunicado.

Linguagem utilizada

O primeiro ponto é levar em consideração o segmento da empresa em que você trabalha. A base do seu comunicado vai girar em torno dessa informação. Isso porque, um comunicado para uma empresa de advocacia será completamente diferente do comunicado para uma startup, ou para uma produtora de vídeo.

Na hora de escrever o modelo de comunicado para um escritório de advocacia, será adotado a linguagem formal, pois o segmento da empresa pede. Se for para uma agência de publicidade, ou uma produtora de vídeo, não existe problema em adotar uma linguagem mais informal.

Na maioria dos casos, utilizar uma linguagem mista funciona. Não precisa ser extremamente formal e utilizar palavras difíceis que fogem do cotidiano dos colaboradores da empresa, mas também não é indicado utilizar gírias e palavras utilizadas com amigos. Nesse caso, o equilíbrio é a chave!

Objetividade

Um comunicado interno precisa de:

1. Entregar a mensagem a todos os interessados
2. Fazer com que a mensagem seja entendida

Por esse motivo, ser objetivo em seu modelo de comunicado é fundamental.

Não coloque informações desnecessárias, e evite “enfeitar” demais o texto. Lembre-se: os colaboradores estarão trabalhando, então o comunicado precisa ser lido, absorvido e entendido em meio a todas as informações que estão sendo processadas na hora.

Ser prolixo nesse momento pode gerar desinteresse, impactando na entrega da mensagem.

Cuidado com conteúdos negativos

Pronto. Agora que temos em mente que é necessário ser objetivo na hora de escrever um comunicado, vamos ao próximo passo.

O comunicado será enviado para toda a empresa, então é muito importante tomar cuidado com o conteúdo da mensagem.

Se algum erro foi cometido, não exponha o colaborador responsável em um comunicado, e nem chame a sua atenção publicamente.

Existem meios específicos para isso, como uma mensagem privada. Mas mesmo assim, quando o fizer, procure ser o mais educado possível, por dois motivos:

1. Tratar as pessoas cordialmente é o mínimo esperado. Discursos agressivos e de ódio só servem para gerar confusão e desagrados em toda a equipe.
2. Dependendo dos termos utilizados na mensagem, o colaborador pode processar a empresa. Basta guardar a mensagem enviada.

Em casos de cobranças por erros, o mais indicado é convidar o colaborador para uma conversa particular. Além de expor os pontos, poderá ouvir o seu lado.

Canais de comunicação

Depois de finalizar o comunicado interno, é necessário decidir qual canal de comunicação utilizar para transmitir a mensagem para a empresa. Lembrando que não existe canal ideal, varia de empresa para empresa.

Vamos a algumas opções.

Mural impresso

Esse é um dos canais mais utilizados pelas empresas, e um dos mais antigos também. Afixar comunicados internos em um quadro posicionado em locais com grande circulação de pessoas é uma boa estratégia para comunicar a todos da empresa.

Apesar de funcionar bem, esse canal possui algumas desvantagens.

O grande trabalho operacional requerido para manter o quadro atualizado talvez seja o principal motivo desse canal estar caindo em desuso. Sem falar do custo em tinta e papel para imprimir os comunicados, tornando o canal pouco ecológico.

Jornal impresso

O jornalzinho da empresa é um clássico da comunicação interna. No passado, foi muito utilizado para transmitir conteúdos mais ricos e completos para todos os funcionários.

Esse modelo de comunicado tem caído em desuso devido ao seu elevado grau de trabalho para ser desenvolvido.

Mural Digital

Com a digitalização empresarial, a tecnologia vem tomando conta de absolutamente todos os processos, sempre visando maior comodidade.

Com o mural digital não é diferente. Esse canal tem sido adotado por diversas empresas devido à sua facilidade de manutenção.

A troca de conteúdo torna-se mais fácil de ser realizada, além da possibilidade de exposição de conteúdos dinâmicos, aumentando o grau de atratividade.

Outra vantagem é que o Mural Digital é ecologicamente correto, não sendo necessário a impressão em papel para seu funcionamento.

Rede Social Corporativa

Uma ferramenta relativamente nova mas que vem ganhando adeptos, principalmente em uma era em que o home office já é realidade em muitas empresas.

Baseada nas redes sociais usuais, esse tipo de rede possui uma operação similar, e por esse motivo tem uma usabilidade intuitiva. Na rede é possível interagir com os outros colaboradores de forma profissional, sem desvirtuar o verdadeiro foco.

E-mail

Provavelmente, o meio mais utilizado para veicular informações e comunicados internamente, principalmente com a aderência do home office por parte das empresas.

O email, apesar de ser uma tecnologia bem antiga, ainda é extremamente utilizado de maneira corporativa. A sua grande vantagem é que engloba profissionais que não participam do dia a dia presencial da empresa, como os profissionais em home office, freelancers, entre outros.

Um modelo de comunicado por e-mail possui a vantagem da praticidade, já que as pessoas podem acessá-lo em qualquer lugar utilizando um notebook, um tablet e até mesmo um smartphone. É necessário acesso à internet, mas em pleno 2020 isso já deixou de ser um problema.

Se optar por utilizar o e-mail, é muito importante ficar atento a um ponto: por ser um canal de uso contínuo por todos da empresa, o volume de recebimento diário é alto. Para que o comunicado interno não se perca em meio a tantos emails profissionais, é necessário utilizar um título que chame bastante atenção e crie a necessidade de urgência para que seja efetivo.

Exemplos de comunicado

Modelo de comunicado – Demissão de colaboradores:

Viemos por meio deste comunicado anunciar que João da Silva não faz parte mais do quadro de colaboradores da empresa. Desejamos sorte e muito sucesso em sua caminhada.

A partir de hoje, as suas atividades serão desempenhadas pelo colaborador Antônio Ferreira.

Modelo de comunicado – Eventos internos:

Gostaríamos de convidar a todos para a festa de Halloween da empresa, a acontecer no próximo sábado.

Local: Salão de festa

Endereço: Av. xxxx, número xxx, bairro xxx

Horário: 18 horas às 02 horas

Pedimos que venham todos devidamente fantasiados, pois ao final da festa, será realizado um concurso de fantasias.

Quaisquer dúvidas, favor entrar em contato com o setor de RH.

Setor de RH

Modelo de Comunicado – Horário de atendimento:

Novo horário de atendimento

Informamos a todos que o novo horário de atendimento presencial será:

Segunda a sexta, das 08:00 às 17:00 horas.

Sábados e feriados: 09:00 às 13:00 horas.

Conclusão

O modelo de comunicado ideal precisa estar alinhado com a cultura organizacional da empresa para que a mensagem transmitida seja interpretada corretamente por todos. Dessa forma, utilizando uma comunicação transparente, a empresa consegue engajar todos os seus colaboradores para que, no final, o objetivo geral seja apenas um: o crescimento da empresa!

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